SteuernImmer mehr gehen Unternehmen dazu über, Ihnen aus Kostenersparnisgründen ihre Rechnungen (z.B. Telekommunikation, Versandhandel) elektronisch zu übermitteln. Diese elektronisch übermittelten Rechnungen bergen natürlich ein große Probleme.

Der Unternehmer muss u. a. seine betrieblichen Unterlagen, hierzu gehören auch die Eingangsrechnungen, zur Zeit mindestens 10 Jahre archivieren. Immer wieder beschäftigt sich die Literatur, genauso wie Sie auch, mit der Frage, was die entsprechende Originalrechnung ist.

Hierbei zeigt sicht die Finanzverwaltung stur und bleibt bei ihrer Auffassung, dass die Originalrechnung die Ihnen ursprünglich übermittelte e-mail des Rechnungsausstellers mit der im Anhang befindlichen Rechnung ist.  Diese e-mail mit dem entsprechenden Anhang muss von Ihnen archiviert werden. Der Datenträger muss auch in 10 Jahren noch leserlich sein. Die Rechnung muss zudem unveränderbar sein. Somit bietet sich als Dateiformat der Rechnung das pdf-Format an.

Des Weiteren wird die Frage gestellt, ob es nicht genügt, dass diese Rechnung ausgedruckt und zu den Belegen genommen wird oder beispielsweise an uns als Ihr Steuerberater weitergeleitet wird, damit sie mit der Buchführung archiviert wird.

Die Finanzverwaltung bleibt auch hier bei ihrer Auffassung, dass es sich nicht mehr um die Originalmail mit der Originalrechnung handelt, sondern dass es sich nur noch um eine Kopie oder Zweitschrift handelt. Ertragsteuerlich sollte die Berücksichtigung dieser Rechnung zur Zeit nicht problematisch sein. Erbringen Sie jedoch umsatzsteuerpflichtige Umsätze und haben den entsprechenden Vorsteuerabzug, wird dieser Ihnen verwehrt, da Sie die Ursprungsmail ggf. nicht mehr vorweisen können.

Ob dies in Zukunft für den Steuerpflichtigen einfacher gestaltet wird, ist fraglich, besonders deshalb, da auch die diversen Finanzgerichte aufgrund der gesetzlichen Vorgabe keine anderen Entscheidungen treffen.